Als Startup-Gründer ist man gefühlt für alles im Unternehmen verantwortlich und es fehlt hinten und vorne an Zeit. Dr. Oliver Waldburg, Gründer von Worklean, hat 3 konkrete Tipps, wie Du als Startup durch Digitalisierung aller Dokumente und Kommunikationsprozesse smart und effektiv arbeiten kannst.

1. Digitalisiere von Anfang an alle juristischen und steuerlichen Dokumente
Viele Gründer machen den Fehler, dass sie angesichts der vielen Aufgaben, die man gerade zu Beginn der Gründung des Unternehmens hat, chaotisch oder unsortiert sind, wenn es um die Ordnung der Dokumente geht. Insbesondere die wichtigen juristischen und steuerlichen Dokumente sollten wohl strukturiert abgelegt werden, und zwar in digitaler Form.

Empfehlung: Von Anfang an alle Dokumente, insbesondere die juristischen und steuerlichen, strukturiert ablegen und das nicht nur in einem Aktenordner, sondern unbedingt digital. So hat man jederzeit – auch von unterwegs – Zugriff auf die Dokumente, ist auch für einen möglichen späteren Einstieg von Investoren sehr gut vorbereitet und kann jederzeit mit seinen Gesellschaftern die Dokumente einfach teilen.

2. Automatisiere wiederkehrende Prozesse im Startup-Alltag mit Hilfe von Checklisten
Wiederkehrende Prozesse wie das monatliche Belegmanagement, die Umsatzsteuervoranmeldung oder das Onboarding von neuen Mitarbeitern sollten mit Hilfe von digitalen Checklisten effektiv erledigt werden und nicht jeden Monat aufs Neue zu Kopfschmerzen führen. Wenn ein neuer Mitarbeiter im Startup anfängt, werden in der Regel verschiedene Prozesse ausgelöst und für die Lohnabrechnung sind einige Unterlagen erforderlich. Hier macht es Sinn, diesen Prozess mit dem neuen Mitarbeiter direkt interaktiv zu gestalten und die digitale Checkliste mit dem Mitarbeiter abzuarbeiten. Sobald alle Unterlagen vorhanden sind, können diese mit einem Klick mit dem Steuerberater geteilt werden. Insbesondere, wenn man als Startup skalieren will, ist die Professionalisierung bei Standardprozessen sehr wichtig. Man darf sich mit administrativen Aufgaben nicht länger als nötig aufhalten.

Empfehlung: Eigene Checklisten, die die wiederkehrenden Prozesse um ein Vielfaches beschleunigen, als digitale Vorlage abspeichern und alle Mitarbeiter von Anfang an digital abholen.

3. Schreibe weniger E-Mails, kommuniziere über eine Plattform intern und mit externen Beratern
Die meisten Startups nutzen Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana im Unternehmen für Ihre Produktentwicklung oder das Marketing. Wenn es jedoch um die Strukturierung der eigenen Businessdokumente und die Kommunikation darum geht, greifen viele Startups noch auf die E-Mail zurück. Die E-Mail ist in diesen Fällen oftmals noch das beliebteste Kommunikationsmittel. So wird z.B. ein neues notariell beurkundetes Dokument an die Gesellschafter (Investoren oder Business Angels), die operativ nicht tätig sind, per E-Mail als PDF-Anhang geschickt, was aber zur Folge hat, dass Fragen oder Anmerkungen hierzu in einem E-Mail Ping-Pong ausarten können. Auch mit Steuerberatern erfolgt die Kommunikation oftmals über E-Mail. In vielen Bereichen ist es jedoch sinnvoller, ein Tool zu verwenden, welches sowohl das Teilen von Dokumenten als auch die Kommunikation über diese geteilten Dokumente an einem digitalen Ort ermöglicht.

Um konsequent den digitalen Weg zu gehen, ist es sehr empfehlenswert, auch bei der Auswahl von Beratern die digitale Affinität der Berater zu einem wesentlichen Kriterium zu machen. Es gibt bereits viele Berater, insbesondere Steuerberater, die längst erkannt haben, dass es ein Alleinstellungsmerkmal sein kann, dem Mandanten als besonderen Service solch ein Tool anzubieten. Ansonsten verbringst Du am Ende doch einen Großteil Deiner Zeit damit, entweder alle Deine E-Mails zu durchforsten oder aber Papierdokumente zu besprechen.

Über den Autor
Der Autor dieses Beitrags ist Dr. Oliver Waldburg. Seine Erfahrung von mehr als 15 Jahren als Rechtsanwalt in der internationalen Großkanzlei Allen & Overy (davon mehr als 10 Jahre als Equity Partner) hat er in das Startup Worklean eingebracht. Worklean ermöglicht es Dir als Startup, Deine Prozesse und Deine Dokumente smarter und effektiver zu strukturieren. Gleichzeitig bietet Worklean kostenlose Template-Vorlagen für den gesamten Lebenszyklus eines Startups – von der Gründung bis hin zur Due Diligence im Rahmen einer Beteiligung – an.

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